Bir taşınmada en sık duyulan cümlelerden biri “Şu koli nereye gitti?” sorusudur. Bu sorunun cevabı çoğu zaman taşıma günü değil, taşınmadan günler önce hazırlanan listede saklıdır. Eşya envanteri, evden çıkan her parçanın kayda geçtiği basit ama güçlü bir belgedir. Teslim tutanağı ise aynı listenin yeni adreste kapatıldığını gösterir.
Envantere başlamanın en kolay yolu evi odalara bölmektir. Salon, yatak odaları, mutfak, banyo, balkon ve depo gibi alanların her birine ayrı bir sayfa açın. Her sayfaya o odadaki mobilyaları, elektronik cihazları ve koli sayısını yazın. Böylece liste uzasa bile okunabilir kalır ve kontrol sırasında aradığınızı hızla bulursunuz.
Kolilerin numaralandırılması envanterin bel kemiğidir. Her koliye oda adının kısaltmasını ve sıra numarasını yazmak yeterlidir; örneğin mutfak için M-1, M-2 gibi. Listeye de numaranın karşısına kolinin içeriğini kısaca not edin. Kırılacak eşya içeren kolileri hem kolinin üzerinde hem de listede ayrıca işaretlemek, taşıyan ekibin dikkatini doğru yere yönlendirir.
Mobilyalar için durum notu almak da önemlidir. Var olan çizik, gevşek kulp ya da onarılmış bir ayak gibi ayrıntıları kısaca yazın ve mümkünse fotoğraflayın. Bu not, teslimde bir şeyin taşıma sırasında mı oluştuğunu yoksa önceden mi var olduğunu ayırt etmeyi kolaylaştırır. Her iki taraf için de adil ve şeffaf bir başlangıç noktası oluşturur.
Taşıma günü yükleme başlamadan önce listeyi ekip sorumlusuyla birlikte gözden geçirin. Sayılar ve özel notlar üzerinde mutabık kalındığında herkes aynı belgeye bakarak çalışır. Tam Teslimat'ta bu sayım keşifte başlar ve yükleme öncesinde ekip sorumlusuyla birlikte teyit edilir. Böylece listedeki her satırın bir sahibi olur.
Yeni adreste yapılacak iş, aynı listeyi tersine okumaktır. Koliler odalarına yerleştikçe numaralar işaretlenir, mobilyalar kurulduktan sonra durum notlarıyla karşılaştırılır. Eksik ya da hasarlı bir şey varsa o anda tutanağa yazılır. Her şey yerindeyse teslim tutanağı imzalanır ve bir kopyası size bırakılır.
Kısacası envanter ve teslim tutanağı, taşınmayı hafızaya değil kayda dayandırır. Biraz zaman ayırarak hazırlanan bu iki belge, hem sizin hem de nakliye ekibinin işini sadeleştirir. Taşınma bittiğinde elinizde, her şeyin eksiksiz geldiğini gösteren yazılı bir kanıt kalır.